Microsoft Teams Rooms als ruggengraat voor moderne vergadertechnologie bij Multraship

Terneuzen, 2 oktober 2025 – Multraship is een familiebedrijf en toonaangevende speler in de Nationale en Internationale sleep- en bergingssector. Het bedrijf staat bekend om zijn hoogwaardige dienstverlening en continue focus op innovatie en efficiëntie. In lijn met deze visie is Multraship voor het nieuwe kantoor op zoek gegaan naar een moderne vergaderruimte-oplossing. Uiteindelijk heeft Multraship de transitie gemaakt naar Microsoft Teams Rooms – een stap die naadloos past binnen hun streven naar uniformiteit en professionaliteit in communicatie. Als onderdeel van hun toewijding aan een moderne, hybride werkplek investeren ze voortdurend in geavanceerde technologieën en samenwerkingen om de bedrijfsprocessen te optimaliseren.

De samenwerking met Hacktic kwam tot stand vanuit deze behoefte en blijkt een schot in de roos. “Hoewel de offerte van Hacktic/Wortell hoger uitviel dan die van de concurrent, gaven hun deskundigheid, professionele uitstraling en het vertrouwen dat ze ons boden de doorslag om met hen in zee te gaan. De directe opvolging en het persoonlijke contact, waarin snel werd geschakeld, hebben we als zeer positief ervaren.” Robin Martens– ICT Manager bij Multraship.

Het proces van oriëntatie tot order

Multraship benaderde Hacktic met de vraag wat er mogelijk was op het gebied van installatie en support van Microsoft Teams Rooms in het nieuwe kantoor. Tegelijkertijd verkende Multraship ook andere aanbieders om een goed vergelijk te kunnen maken. Hacktic koos ervoor om voor dit project een partnership aan te gaan met Wortell, een gespecialiseerde Microsoft-partner met uitgebreide expertise in Teams. De sterke reputatie van Wortell in combinatie met Hacktic’s eigen ervaring gaf Multraship direct veel vertrouwen in deze mogelijke oplossing.

Vervolgens hebben twee geselecteerde aanbieders – waaronder Hacktic/Wortell – samen met Multraship op locatie de situatie bekeken en meegedacht over de meest geschikte opzet van de vergaderruimtes. Beide partijen brachten een offerte uit voor een complete Teams Rooms-inrichting. Ondanks dat de offerte van Hacktic/Wortell hoger was dan die van de alternatieve aanbieder, zag Multraship duidelijke meerwaarde in de kwaliteit en ondersteuning die zij boden. De mate van deskundigheid en de professionele aanpak van Hacktic/Wortell gaven de doorslag om de order aan hen te gunnen. Multraship wist: met deze partner haalt men niet alleen de beste technologie in huis, maar ook de kennis en support om het project tot een succes te maken.

De aftersales support van Hacktic

Tijdens het implementatietraject en na de oplevering heeft Hacktic bewezen een betrouwbare partner te zijn. De directe communicatie, proactieve opvolging en het snelle schakelen door Hacktic werden intern bij Multraship zeer gewaardeerd. Waar nodig werd er meteen actie ondernomen om alles soepel te laten verlopen. Deze hoge mate van betrokkenheid zette zich ook door na de installatie van de Teams Rooms.

Multraship is unaniem positief over de support van Hacktic in de aftersales-fase. Het technische team van Hacktic (en partner Wortell) staat continu paraat om te adviseren of te helpen, of het nu gaat om het fine-tunen van de Teams Rooms-opstelling of om aanvullende wensen voor de vergaderfaciliteiten. Die continue ondersteuning geeft Multraship de zekerheid dat hun moderne vergaderkamers altijd optimaal blijven functioneren en gebruikersproblemen snel worden verholpen.

Impact op bedrijfsprocessen

De transitie naar Teams Rooms heeft voor Multraship een merkbare positieve impact gehad op de dagelijkse gang van zaken. Herkenbare vergaderfrustraties – zoals kostbare minuten verliezen aan het aansluiten van apparatuur of technische storingen bij aanvang van meetings – behoren nu tot het verleden. Dankzij de uniforme Teams Rooms-oplossing werken alle vergaderruimtes op dezelfde intuïtieve manier, wat de gebruikerservaring sterk verbetert en de drempel voor medewerkers om videocalls te starten aanzienlijk verlaagt.

Deze veranderingen hebben Multraship meerdere concrete voordelen opgeleverd:

• Eenduidige opzet in de vergaderkamers: Iedere ruimte is identiek uitgerust, wat zorgt voor een consistente gebruikservaring en minimaliseert verwarring of fouten bij het opstarten van meetings.
• Eenvoudig vergaderingen plannen en beheren: Teams Rooms integreert naadloos met de Microsoft 365 agenda. Meetings kunnen eenvoudig gepland worden en direct aan een specifieke vergaderzaal worden gekoppeld. Voorbij zijn de tijden van dubbelboekingen of onduidelijkheid over beschikbaarheid.
• Ondersteuning voor gebruikers bij Teams-vergaderingen: De nieuwe setup biedt ondersteuning die gebruikers helpt bij het opzetten of bijwonen van een Teams-vergadering. Doordat de apparatuur altijd up-to-date en bedrijfsklaar is, hebben IT-medewerkers minder omkijken naar de vergadertechnologie en kunnen zij gebruikers beter faciliteren.
• Professionele uitstraling voor zowel bezoekers als remote deelnemers: De high-end vergaderapparatuur en strakke integratie met Microsoft Teams geven elke meeting een professioneel karakter. Klanten en partners die Multraship bezoeken, evenals medewerkers die remote inbellen, ervaren een hoogwaardige, betrouwbare vergaderomgeving.

Bovendien is het plannen van vergaderingen nu een stuk eenvoudiger en transparanter. Bij elke vergaderruimte is duidelijk zichtbaar (bijvoorbeeld via een paneel naast de deur) wanneer de ruimte gereserveerd is, wanneer de volgende vergadering start en wie de organisator is. Deze uniformiteit in het reserveren en gebruiken van de vergaderruimtes voorkomt misverstanden en zorgt voor efficiënter gebruik van de faciliteiten.

Conclusie

Met de implementatie van Microsoft Teams Rooms in hun nieuwe kantoor heeft Multraship een grote stap gezet richting modernere en efficiëntere communicatie. De samenwerking met Hacktic (en partner Wortell) heeft geresulteerd in een toekomstbestendige vergaderoplossing die niet alleen technisch goed functioneert, maar ook breed gedragen wordt binnen de organisatie. De medewerkers van Multraship ervaren dagelijks de voordelen van deze eenduidige, gebruiksvriendelijke omgeving – van eenvoudig plannen tot professioneel vergaderen – wat uiteindelijk bijdraagt aan een productievere en meer verbonden organisatie.